Qui est responsable des factures : le garage ou le logiciel ?
Lorsqu'un garage utilise un logiciel pour créer ses factures, une question revient souvent : « Si le logiciel fait la facture, est-ce lui qui est responsable en cas de problème ? » La réponse est claire en droit suisse, et elle surprend souvent.
La réponse courte
C'est toujours le garage qui est responsable des factures, jamais le logiciel, sauf cas très particuliers.
Même si :
- La facture est créée par un logiciel
- La facture est envoyée automatiquement
- La facture est stockée dans le cloud
La responsabilité légale reste chez l'émetteur, c'est-à-dire le garage.
Ce que dit le droit suisse (version simple)
En Suisse, les règles viennent principalement de :
- Le Code des obligations (CO)
- L'Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres (Olico)
Ces textes imposent :
- L'exactitude des factures
- La traçabilité
- La conservation pendant 10 ans
- La possibilité de contrôle
Ils ne régulent pas les logiciels. Ils régulent les entreprises. C'est donc le garage, en tant qu'entreprise, qui est responsable du respect de ces obligations.
Le rôle du logiciel de gestion ou de facturation
Un logiciel est juridiquement un outil, un prestataire technique. Il peut :
- Faciliter la création des documents
- Automatiser certaines tâches
- Stocker des données
Mais il ne :
- Devient pas l'émetteur légal
- N'assume pas la responsabilité fiscale
- Ne remplace pas les obligations du garage
Le logiciel est un moyen utilisé par le garage pour remplir ses obligations, mais il ne les assume pas à sa place.
Le rôle du garage (responsabilité réelle)
Le garage reste responsable de :
- L'exactitude des montants
- La TVA appliquée
- La numérotation des factures
- L'archivage légal
- La conservation des documents
- La présentation en cas de contrôle
Même si le logiciel fait « tout tout seul », c'est toujours le garage qui doit s'assurer que tout est correct et conforme. Le garage doit vérifier, contrôler et archiver correctement.
Et le client dans tout ça ?
Le client a aussi une obligation de conservation de ses factures. Cependant, cela ne libère jamais le garage de la sienne. Les obligations sont indépendantes. Chaque partie doit conserver ses propres documents conformément à la loi.
Le logiciel peut-il être responsable un jour ?
Oui, mais seulement si le contrat garantit explicitement :
- Un archivage légal conforme
- Une inaltérabilité certifiée
- Une conservation garantie sur 10 ans
Dans ce cas, le prestataire prend une responsabilité contractuelle spécifique. Ce type de service est rare, très encadré, et clairement annoncé. Dans la grande majorité des cas, la responsabilité reste au garage.
Cas concret (exemple simple)
Un garage utilise un logiciel cloud. Une facture est supprimée ou modifiée sans trace. L'AFC (Administration fédérale des contributions) demande la facture lors d'un contrôle. C'est le garage qui répond, pas le logiciel. Même si la suppression vient d'une mauvaise manipulation ou d'une limite de l'outil.
Le garage doit donc s'assurer que ses documents sont correctement archivés, qu'ils soient dans un logiciel ou ailleurs.
Bonnes pratiques pour les garages
Pour réduire les risques :
- Utiliser un logiciel adapté à son activité
- Exporter régulièrement ses factures
- Archiver les documents selon la loi suisse
- Utiliser un logiciel comptable reconnu si nécessaire
- Clarifier le rôle de chaque outil utilisé
L'objectif est de s'assurer que, même en cas de problème avec le logiciel, le garage peut toujours présenter ses documents lors d'un contrôle.
En résumé
- Le garage est toujours responsable des factures
- Le logiciel est un outil, pas une autorité
- Il n'existe pas de certification officielle des logiciels en Suisse
- La conformité dépend de l'organisation du garage
Utiliser un logiciel ne transfère pas la responsabilité. C'est un outil qui aide le garage à remplir ses obligations, mais c'est toujours le garage qui reste responsable de la conformité et de la conservation de ses documents.